Quand, pourquoi et comment externaliser des services de son entreprise ?

Tissu fondamental dans notre société, l’entreprise représente un élément capital de la prospérité économique d’un État. Et surtout dans une économie libérale comme la nôtre, la création des entreprises suit un rythme infernal. Alors, sur le marché, l’on constate une rude compétitivité entre les acteurs. Pour être performant ou rester compétitif, plusieurs techniques ou solutions sont envisagées. Parmi ces solutions, se trouve l’externalisation des services. « Outsourcing », « hébergement », « infogérance » ou « facilitiés management », l’externalisation est connue sous plusieurs dénominations. Restée longtemps incomprise ou floue, cette « solution miracle » dans le jargon entrepreneurial, mérite d’être étudiée. C’est quoi l’externalisation des services d’une entreprise ? Pourquoi faut-il externaliser ses services ? Quand et comment faut-il externaliser les services d’une entreprise ? Réponses à toutes ces questions, dans cet article.

Qu’appelle-t-on externalisation ?

Avant toute chose, il est important de connaître sa définition. Démarche réservée aux grandes entreprises, mais également aux PME, L’externalisation consiste à transférer certains services ou activités d’une entreprise, vers un prestataire externe spécialisé. En d’autres termes, c’est un mode de gestion qui consiste pour l’entreprise, de sous-traiter certains services non essentiels et non stratégiques, avec une entreprise ayant des connaissances spéciales dans le domaine. Cette gestion stratégique doit être distinguée de la simple sous-traitance ou de la simple prestation extérieure de services. L’externalisation d’une activité ou d’un service, suppose le transfert de son management au prestataire externe, tandis que dans la sous-traitance, le sous-traitant effectue le travail sous le contrôle et la responsabilité de son client. L’externalisation des services peut concerner l’informatique, le web, le secrétariat, la comptabilité, le service client, les archives, etc.

Pourquoi externaliser ses services ?

L’externalisation des services n’est pas une décision de caprice pour un dirigeant d’une entreprise ou des associés. C’est une décision prise après de longue réflexion. L’externalisation est de stratégie en vue de :

  • Rester compétitif. Externaliser ses services permet de se concentrer sur ses compétences clés et son cœur de métier. Sur le marché, des millions d’entreprises sont spécialisées dans un domaine. Chacune des entreprises  » concurrence  » une autre, sur un de ses nombreux domaines d’activité. Pour rester performante, devenir meilleure ou rester leader dans le domaine, le meilleur moyen est de déléguer certaines tâches à des entreprises spécialisées, afin de concentrer ses efforts sur les activités à haut potentiel de croissance et à forte valeur ajoutée.
  • Flexibilité conséquente. Vous aurez enfin la force d’élargir ou de diversifier vos offres auprès de vos clients, avec les conséquences délocalisées adéquates.
  • Retrouver de l’oxygène. L’entreprise économise sur la masse salariale.
  • Accès à une main-d’œuvre externe spécialisée. Dans certains cas, certaines missions de l’entreprise nécessitent un savoir-faire particulier que votre entreprise n’a pas. Dans ce cas on fait appel à un prestataire externe. L’externalisation de ses services, permet de réduire le coût de main-d’œuvre ou de matériel. La recherche d’une main-d’œuvre compétente et largement moins chère, peut pousser à l’externalisation de ses services.

Comment externaliser ses services ?

L’externalisation des services, commence par la détection du prestataire. Il faut lancer un appel d’offres, pour trouver le prestataire le mieux adapté. Le prestataire externe est un professionnel spécialisé dans le domaine du service, dont le service doit être externalisé. Le choix du partenaire se fait en fonction de certains facteurs : les besoins et les exigences, la compétence, la qualité du service attendu et le planning défini dans le cahier de charge. Tout ceci se fait par la rédaction d’un cahier de charge avec le prestataire. Ce document permettra au prestataire, de savoir exactement ce que l’entreprise donneuse de l’ordre, attend de lui. Les différentes missions sont classées par ordre de priorité, avec pour chacune d’elles les moyens prévus pour exécuter dans le délai, les missions qui lui est confiées. L’entreprise donneuse d’ordre, met en place maintenant, un suivi périodique de l’exécution du cahier de charge. Le prestataire lui fournit périodiquement, les informations sur l’exécution du contrat.